Al di là di ruolo o professione, tutti cercano nuove modalità per essere più produttivi a lavoro.
Tuttavia, è tempo di posare il nostro enorme contenitore di caffè, buttare via la nostra infinita lista di cose da fare e dare un taglio alle lunghissime mail che mandiamo.
Avere una vita lavorativa altamente produttiva può farci sentire euforici, ma come definiamo la produttività?
A differenza di quanto comunemente si pensa, adempiere ad attività e spuntare la nostra lista di attività da svolgere, non è un indicatore di produttività realistico. In realtà infatti le persone realmente produttive non sono focalizzate sul fare più cose, ma nel fare BENE poche cose (alla volta).
Come rendere allora le nostre giornate lavorative più produttive? Secondo Tony Weng, project manager e genio di produttività, ci sono sette steps da percorrere durante la propria settimana lavorativa per essere più produttivi:
1 Creare una breve lista di cose da fare
Svolgere attività durante la propria giornata lavorativa non significa fare, quantitativamente, il più possibile nelle otto ore autorizzate. Può essere difficile digerire questa affermazione, ma non c’è niente di produttivo nell’accumulare una moltitudine di attività espresse come una check-list. Adottate un approccio “meno è meglio” focalizzandovi sull’adempiere le attività che realmente contano in termini di priorità.
2 Prendere delle pause
Conoscete quel mal di testa che attanaglia il vostro cranio quando siete immersi per troppo tempo nella vostra attività lavorativa? E’ dovuto al vostro cervello che sta esaurendo il glucosio. Troppe persone confondono questo come un buon indice di produttività piuttosto che come il segnale della necessità di prendersi una pausa. Fare una piccola passeggiata, prendere qualcosa da mangiare, allenarsi o meditare: sono tutte attività che permettono al cervello di ristorarsi. E’ possibile essere più produttivi a lavoro donando periodici momenti di reset al nostro sistema nervoso. Ritornerete in ufficio ricaricati e pronti a raggiungere un livello più elevato di efficienza.
3 Seguire la regola 80/20
Sapevate che solo il 20% di quello che fate ogni giorno produce l’80% dei vostri risultati? Eliminate le attività che non contano durante la vostra giornata lavorativa: queste infatti hanno un effetto minimo sulla vostra produttività complessiva. Per esempio, in un progetto, rimuovete in modo sistematico delle attività, finché non avete il 20% di quelle che generano l’80% dei vostri risultati.
4 Cominciare la giornata focalizzandovi su voi stessi
Se cominciate la mattina controllando e-mail, state lasciando che altri dettino, fin dall’alba, i vostri obiettivi. Concentratevi su voi stessi per i primi minuti della giornata ignorando le mail che vi attendono, gustando la vostra colazione, meditando o leggendo le news.
5 Occhio all’orario
Svolgere le attività più complesse durante la prima parte della giornata, quando il vostro cervello è più fresco.
6 Utilizzare il telefono
Il mondo digitale ha creato sterili abitudini di comunicazione. Le email atterrano la produttività e spesso distraggono dalle attività che veramente contano. Ad esempio spesso le persone utilizzano frequenti CC per far vedere a tutti l’output del proprio lavoro: non siate vittime di quest’azione. Se la vostra catena di mail va oltre due risposte, è il caso di prendere in mano il telefono: aumenterete la vostra produttività se pianificherete qualche chiamata in più e qualche mail in meno.
7 Creare un sistema
Se conoscete certe attività che stanno rovinando la vostra produttività giornaliera, create un sistema per gestirle. Controllate le vostre mail ogni istante della vostra giornata? Pianificate uno spazio di tempo dedicato, magari una volta ogni due ore, per rispondere alle mail che vi sono arrivate. Altrimenti verrete distratti e non raggiungerete gli obiettivi più importanti della giornata.
Forse less è davvero more quando di parla di produttività nel lavoro.
E voi, come fate ad essere realmente produttivi?
