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Eventi via Shuttestock

Organizzare un evento non è mai semplice, soprattutto quando nell’organizzazione sono coinvolte più persone.

Riuscire a gestire e coordinare bene un team di lavoro è infatti un passaggio fondamentale, che può levare una gran parte di stress a tutta la task coinvolta nell’organizzazione.

Un aiuto in questo senso può venire non solo da tools di project management, ma anche da applicazioni molto più basiche, che però possono semplificare di molto la vita, soprattutto quando si organizza un evento “amatoriale”, tra persone che hanno poco tempo a disposizione e non sempre una grande dimestichezza con la tecnologia.

Ecco allora un elenco di cinque applicazioni basic che possono aiutare chi organizza eventi:

 

1) Wunderlist

Wunderlist è un’applicazione che permette di condividere checklist tra gruppi di persone. Tramite questa app, infatti, è possibile creare to do list condivise e assegnare anche i vari task, in modo che ogni persona veda sia la lista complessiva sia i task a lei assegnati. Una volta completato il proprio task è possibile spuntarlo e i propri collaboratori verranno avvisati in tempo reale. Inoltre ogni utente ha la possibilità di integrare direttamente la check list con nuovi task, ottimizzando di molto il flusso di comunicazione.

 

2) Google Drive

Drive è un servizio di web storage che permette all’utente di creare il proprio archivio di documenti online e soprattutto di condividerlo con altre persone. Una volta condiviso il documento, ogni persona può apportarne delle modifiche (anche contemporaneamente con un altro utente), postare dei commenti o fare degli appunti, facilitandosi anche con la chat che permette in diretta di coordinare il lavoro. Unico requisito:avere un indirizzo gmail.

 

3) Google Calendar

Calendar è il calendario online che può essere gestito dall’account di Google. Ppermette la sincronizzazione delle agende di un gruppo di persone, annullando i problemi di coordinamento o di dimenticanza. E’ sufficiente infatti che un utente crei un evento, ad esempio una skype call, e inviti gli altri a partecipare. Questi ultimi, una volta accettato l’invito, lo vedranno comparire automaticamente nel loro calendario.

 

4) Evernote

Evernote è un’applicazione che funge da taccuino e, infatti, permette di prendere appunti direttamente dal cellulare e sincronizzarli poi con il pc, sostituendo di fatto carta e penna che non sempre possono essere disponibili sul momento. Inoltre, è possibile creare anche taccuini condivisi tra più persone, cosicché gli appunti presi da una persona siano subito disponibili anche a tutte le altre.

 

5) Whatsapp

Sembrerà scontato, ma Whatsapp è la prima applicazione per la gestione di un team di lavoro. Un gruppo whatsapp, infatti, permette una comunicazione veloce e immediata tra i componenti, aiutando anche molto le dinamiche di team building e rafforzando i legami tra i partecipanti del gruppo.

Una volta presa confidenza con queste applicazioni basic, è molto più facile fare l’upgrade  verso piattaforme di project management più complesse, come Podio o Trello, che approfondiremo nelle prossime puntate. J

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