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Per passare dal dire al fare quando si lavora in team uno dei momenti cardine è la riunione.
Ma se mal gestita e affrontata rischia di togliere tempo ad altre attività, di demotivare, di creare malumori e problemi. Per questo è importante definire delle regole a priori.

Su 99U ho trovato qualche spunto per aprire il tema.

Regole universali:

  • Arrivare con un ordine del giorno.
  • Al termine tutti escono con azioni da realizzare o “next step”.
  • L’orario di inizio e di fine devo essere chiari e definiti.

Per andare sul concreto ci sono un po’ di esempi di realtà note nel mondo digitale.

In Apple:

  • Ogni progetto o azione deve avere un responsabile
  • Ognuno deve essere pronto a difendere le sue idee e partire dal presupposto di scambiare critiche oneste e costruttive.
  • Se una persona non ha idee da difendere non dovrebbe partecipare alla riunione.

In Catalyst:

  • La risposta è sempre “Si e…” e mai “No, ma…” Mantieni la positività e le idee fluide.
  • Fanno un veloce break ogni 30 minuti.
  • Sognano e pensano senza limiti.

In Google:

  • Tutte le riunioni devono avere un “decision maker”
  • Non devono esserci più di 10 persone
  • Le decisioni importanti e urgenti non devono aspettare una riunione già prefissata.
  • Vanno fatti soli i meeting necessari.

In 37 Signals: (quelli di BaseCamp)

  • Le riunioni vanno evitate il più possibile.Spesso accade che ve ne sia un abuso per scaricare responsabilità o per evitare conflitti diretti.
  • Le riunioni devono essere brevi e avere un ordine del giorno
  • Il numero di persone deve essere il minore possibile.

Loro hanno anche scritto un fantastico libro sul loro modo di fare business Rework Lo si trova anche in italiano.

In Reily:

  • Fare le riunioni con regolarità e negli stessi orari facilita l’organizzazione
  • Vengono favoriti gli stand up meeting, riunioni in piedi, per facilitare la comunicazione e lo scambio di informazioni tra colleghi (non per risolvere problematiche o prese di decisione).

Technically media:

  • Portare soluzioni e non problemi.
  • Non esprimere giudizi durante la fase di brainstorming
  • Controlla i “compiti per casa” prima dal meeting precedente.

A questi spunti aggiungo che l’ordine del giorno è importante sia costruito assieme o per lo meno, chi lo definisce tenga conto delle plurime visioni e necessità che ci possono essere.
Sottolineo anche l’importanza di definire con chiarezza (cioè per iscritto) chi fa che cosa ed entro quando!

Il libro definitivo, chiaro e concreto, per migliorare la propria gestione dei meeting è “Morto di riunioni” di Patrick Leocioni della Etas edizioni.
Già dal titolo evocativo si comprende che l’approccio al tema è leggero: attraverso un coinvolgente racconto vengono suggerite 3 diverse modalità in base alla tipologia di riunione da realizzare.

Hai altri spunti da suggerire in base alla tua esperienza?

Buone riunioni produttive!

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