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Volendo citare un passo di un articolo di Marco Camisani nel Sole24ore, “I nuovi paradigmi del web 2.0 cambiano anche gli aspetti legati all’organizzazione aziendale”. L’adozione di nuovi strumenti legati alle tecnologie digitali e a internet permettono spesso un risparmio in termini di tempo e risorse.
In particolare nel caso degli eventi, la tecnologia si sta dimostrando un partner efficace ed efficiente per il successo presente e futuro di questo mezzo. Le possibilità offerte dalla rete e dalle altre tecnologie possono essere integrate in ogni singola fase dell’evento, permettendo così una maggiore flessibilità nella pianificazione e nella sua gestione.
Si pensi ad esempio alla organizzazione dell’evento. Oggi le tecnologie digitali permettono di disporre di servizi specifici per semplificare le fasi e incrementare i risultati: dall’organizzazione della location, alla disposizione dei tavoli al servizio di invito automatico – con conseguente raccolta dei feedback – internet permette di gestire le piccole esigenze, le nicchie, spostando al centro dell’organizzazione il singolo utente, maturando così la percezione di efficienza nel servizio.
Nella fase di esecuzione dell’evento, invece, si è visto come la tecnologia permetta di estendere la durata dell’evento nel tempo e anche a chi non ha potuto assistere in diretta. La possibilità di interazione, facilita la comunicazione e – soprattutto nel caso di eventi b2b – permette di ottimizzare il flusso di informazioni e scambio eventuale di documenti.
Inoltre, la possibilità di ottenere feedback in tempo reale, sia attraverso la rete che mediante i dispositivi mobili (telefoni cellulari), consente di raccogliere i dati in maniera sistematica ed efficace, consentendo alle aziende di ottimizzare le proprie azioni di CRM. Un’altra delle aree che notoriamente si rivela difficile da analizzare nel caso degli eventi è il livello di esperienza percepita dai consumatori. Le tecnologie mobili, in questo caso, possono non solo aumentare la brand experience attraverso l’interattività che esse permettono, ma anche fornire misure dell’efficacia dell’evento attraverso feedback continui con i partecipanti.
Infine, anche per quanto riguarda la comunicazione a supporto dell’evento, le nuove tecnologie permettono grandi risultati: la rete permette di dare visibilità all’evento mediante una trasmissione “dal basso” delle informazioni. Oltre al sito web, infatti, gli strumenti che permettono di diffondere in maniera efficace e poco invasiva sono le newsletter, i blog e le numerose piattaforme di social networking presenti. La particolarità di questi strumenti, quindi, è quella di mantenere la possibilità di dialogo tra le diverse parti, alimentando il passaparola e la condivisione di informazioni riguardanti l’evento. Ad esempio, la comunicazione attraverso i “wiki” viene effettuata attraverso canali diversi, di conseguenza l’informazione non è centralizzata ma distribuita in maniera dinamica. Inoltre,la possibilità di intervento dei partecipanti rende lo strumento una vera e propria “social media release, e non un semplice comunicato stampa. L’aggregazione di contenuti, infatti, permette di integrare numerosi elementi, tra cui immagini, referenze, foto, commenti, distribuendole su piattaforme differenti. A questo proposito, invito i lettori a visitare l’ottima presentazione di un caso pratico di organizzazione di evento 2.0 di Leonardo Bellini:
http://www.slideshare.net/leonardobellini/online-reputation-management-49666/

Ciò che è significativo ribadire, in ultima analisi, riguarda essenzialmente le possibilità che questi strumenti offrono: la semplicità di fruizione, unita alla maggiore efficacia ed efficienza (in termini) di costi, permettono di estendere l’utilizzo anche alle nicchie di mercato. Queste ultime, sono da considerarsi non solo come pubblico (di nicchia), ma anche come un estensione della capacità di organizzare un evento, limitando al minimo la perdita della professionalità.
Ciò significa, ad esempio, che anche le piccole e medie imprese, o in ogni caso realtà aziendali che non dispongono di ingenti risorse per investire in questo tipo di comunicazione, possono risultare avvantaggiate dalle applicazioni tecnologiche.

Tuttavia, ciò che rimane ancora un interrogativo, riguarda essenzialmente le capacità e le competenze necessarie per impiegare questo tipo di tecnologie in maniera produttiva e redditizia. In ogni caso, però, nel futuro degli eventi, ci sarà la tecnologia.

Filippo Minelli per marketingarena

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